La facture a plusieurs fonctions :

• Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple)
• Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer
• Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels
• Fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

La facture est obligatoire dans les cas suivants :

• Toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels
• Toute activité de production, de distribution ou de service par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle
• Ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance)
• Livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Par ailleurs, toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC.

Lorsque le prix de la prestation ne dépasse pas ce montant, la délivrance d'une note est facultative sauf en cas de demande du client.

En cas de sous-traitance, la facture sera délivrée par le sous-traitant ou par le client en situation d'auto-facturation. Un contrat de mandat préalable est nécessaire.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende administrative. Son montant ne peut pas dépasser 75 000  € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ere sanction, le maximum de l'amende est porté à150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.

Une entreprise établie en France peut émettre une facture dans une monnaie autre que l'euro (en dollar ou en livre sterling par exemple). La monnaie étrangère doit être reconnue internationalement et être mutable. Le taux de change en euros applicable doit être mentionné sur la facture.

Cependant, la facture intégrée dans la comptabilité de l'entreprise doit obligatoirement se faire en euros. Elle doit avoir un taux de conversion qui peut être différent du taux de change utilisé pour le paiement.

Le taux de conversion dépend :

• soit de la date d'exigibilité de la TVA,
• soit de la date du taux de conversion douanier, qui par convention est fixé à l'avant-dernier mercredi du mois.

Une facture électronique tient lieu de facture d'origine, à condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur (il peut aussi la refuser).

Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante.

L'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

• soit au moyen d'une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
• soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
• soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ( lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du service.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient :

• plusieurs sites de facturation,
• différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques,
• sous-traitance de facturation par exemple.

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Une facture peut être réglée soit :

• par chèque,
• en espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d'une dette professionnelle est interdit),
• par virement bancaire,
• par lettre de change ou billet à ordre (document selon lequel le client s'engage à payer une somme d'argent au fournisseur à une date précise).

Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

• soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale,
• soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).

Pour le redevable de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter certaines mentions :

• S'il entend récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée.
• S'il renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas.